研修会の司会進行の例文や流れを解説！初心者向け台本の作り方とは
研修は、従業員のスキルアップやチームワーク強化に不可欠な取り組みですが、その成功は研修案内の質に大きく左右されます。魅力的な研修案内文を作成することで、従業員の参加意欲を高め、研修の効果を最大化することが可能になります。
当記事では、研修案内文のテンプレート提供から案内状作成時のポイント、役割の理解に至るまで網羅的に解説します。有効な研修案内文は、情報の明確性と参加者の関心を引く内容のバランスが重要です。
1. 研修案内文のテンプレート
研修案内文に記載すべき内容は以下の5点です。
- 件名（タイトル）
- 研修の概要
- 研修の目的
- 研修の内容
- 申し込み方法
案内状や案内メールの件名（タイトル）を見ただけで、本文の内容が分かるようにすることが基本です。また上記の内容以外にも、日付や宛先、あいさつ文など、ビジネス文書に不可欠な項目の記載を忘れてはなりません。
研修案内文の作成に慣れておらず、研修案内文をどのような形式で書けばよいか分からないという方もいるでしょう。研修案内文を作る際にはテンプレートの活用がおすすめです。最初にテンプレートを用意しておけば、次回以降の研修の際には部分的に変更するだけで繰り返し使用でき、業務効率化にもつながります。
社内案内文のテンプレートの例を紹介しますので、必要に応じて改変しながら活用してください。
20〇〇年〇月〇日
従業員各位
株式会社〇〇〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇
社内研修実施のお知らせ
おつかれさまです。
〇〇部〇〇課の〇〇です。
このたび、〇〇〇〇の社員を対象とした〇〇に関する社内研修を実施いたしますので、ご案内いたします。
講師を務めていただくのは、〇〇〇〇の専門家として活躍されている〇〇 〇〇様です。
〇〇様は、〇〇に関する豊富な知識と実績を有しておられ、この社内研修に参加いただくことで、皆さまには〇〇（メリット）していただきたいと思っております。
以下に研修の概要・詳細を記載します。万障繰り合わせの上、ぜひご参加ください。
記
| テーマ | 〇〇〇〇 |
|---|---|
| 日時 | 20〇〇年〇月〇日（〇） 〇時～〇時 |
| 場所 | 〇〇〇〇 第〇会議室（オンラインの場合はURLを記載） |
| 講師 | 〇〇 〇〇様 |
| 講師のプロフィール | 〇〇大学卒業後、株式会社〇〇〇〇に入社。 15年務めた後、現在は独立され起業。 |
| 内容 |
|
| 準備物 |
|
| 申込方法 | 専用フォームからの申し込みなど |
| 申込期限 | 〇月〇日（〇）〇時まで |
| 問い合わせ先 | 〇〇〇〇株式会社 〇〇部〇〇課 〇〇 〇〇 〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp TEL：01-2345-6789 |
2. そもそも研修案内の役割とは
研修案内の必要性について疑問を感じている研修担当の方もいるのではないでしょうか。研修案内には、以下のような目的や役割があります。
| 研修の概要を知ってもらうため |
|---|
| 日常業務が忙しい方は、社内イベントが開催されることに気付かないケースも少なくありません。また研修が行われることを知っていても、具体的にどのような内容かが周知されていなければ参加者は増えません。 研修案内には、研修への参加を検討するための判断材料を提示するという重要な役割があります。研修案内によって研修内容や開催日、参加費用、定員、申込期限などが把握できれば、多くの人が安心して参加できるようになるでしょう。 |
| 対象者に興味関心を持ってもらうため |
|---|
| 研修案内は、対象者に興味関心を持ってもらうためにも必要です。研修案内の中で研修の特徴やメリットなどを紹介すれば、対象者に好奇心や期待感を持ってもらいやすくなります。 研修案内文では、事実を羅列するだけではなく、対象者に興味を持ってもらえるように書き方や表現を工夫することも大切です。一目で対象者の興味関心を惹くためにも、タイトルの付け方は特に重要な要素の1つと言えるでしょう。 |
| 参加する目的や意義を知ってもらうため |
|---|
| 研修案内には、研修に参加する目的や意義を明確にする役割もあります。研修案内を通して、対象者に「自分自身にとって必要なスキルを学べる研修である」と認識してもらえれば、研修への参加率が上がるでしょう。 募集型の研修は日常業務に比べて優先順位が下がりがちです。受講することでどのような成果が期待できるかを研修案内文でしっかりと伝えられれば、対象者も納得して研修に参加しやすくなります。 |
研修案内は対象者とのコミュニケーションの1つであり、参加率を上げるためにも重要なものです。研修案内文によって研修の概要やメリットを伝えることは、参加者のモチベーションを上げ、研修の効果を高めることにもつながります。研修は研修案内文を作るところから始まっていると言っても過言ではありません。
3. 研修案内文を作成するときのコツ
研修案内文は、以下の4つのコツを押さえて作成しましょう。
- テーマや背景・目的を明記する
- 研修の概要を分かりやすく記載する
- 参加するメリットを伝える
- 1か月前には案内しておく
上記4つについて詳しく解説します。
3-1. テーマや背景・目的を明記する
研修案内には、研修テーマや背景を分かりやすく簡潔に記載することがポイントです。「参加者によい機会を提供したい」という主催者側の想いを盛り込めば、参加者の期待値の向上につながり、よりポジティブな気持ちで参加してもらいやすくなります。
また、研修の目的を明記することも大切です。研修案内を読むことで、研修がどのような肩を対象としており、受講することによって何を得られるかが分かれば、参加希望者も増えるでしょう。
研修テーマや背景・目的を詳しく伝えたい場合は、別の資料を添付するか、研修・セミナーなどの公式Webサイトなどへ誘導するのがおすすめです。
3-2. 研修の概要を分かりやすく記載する
研修の概要は分かりやすく記載することが大切です。冗長な文章だと目を通す方が減る可能性が高いため、箇条書きを使うなどして簡潔に記載しましょう。研修自体の中身はもちろん、開催日時や研修会場といった情報も参加を検討する際の重要な判断材料になります。
日時については、開始時間だけではなく終了予定時間も記載するとよいでしょう。終了時間が分かれば当日の予定が立てやすくなり、忙しい方でも参加を検討しやすくなります。可能であれば、研修のタイムスケジュールを記載するのがおすすめです。
また、参加費用が無料の場合でも、参加費用が発生しない旨を明記しておくと、問い合わせが減って主催者側・参加者側双方の負担が減ります。参加費用がかかる場合、食事が付くといったメリットがあれば積極的にアピールするとよいでしょう。
3-3. 参加するメリットを伝える
研修案内では、研修を通して何を身に付けられるかを伝えることも重要です。ただ研修に参加してほしいと伝えるだけでは効果を期待できませんが、メリットが明記されていれば対象者が受講を決める大きな動機になり得ます。研修に参加することでどのような知識を得られ、どのような問題が解決するかが分かれば、意欲を持って参加する方も増えるでしょう。
3-4. 1か月前には案内しておく
研修案内は、一般的には開催日の1か月前までに送付することがマナーです。例えば案内を出すのが開催日の1週間前だった場合、予定がすでに埋まっており、参加したくてもできないという方が増えてきます。早めに案内を通知することでスケジュール調整がしやすくなり、研修参加者の増加にもつながるでしょう。
研修は参加者同士の交流の機会でもあります。参加人数が1人でも増えれば交流の幅も広がるため、参加者の増加につながる工夫はすべて実践することがおすすめです。ただし、案内を出すのがあまりに早すぎると、参加者が研修の予定を忘れてしまう可能性があるため注意してください。
まとめ
研修案内文の作成は、研修の成功を左右する重要なステップです。効果的な研修案内文は、正確で魅力的な情報提供によって参加者の関心を喚起し、積極的な参加を促します。
研修案内文を作成する際には、研修のテーマや目的を明確にし、参加者にとってのメリットを具体的に示すことが重要です。また、案内文の配布は研修開始の1か月前を目処に行い、参加者がスケジュール調整を容易に行えるよう配慮することも大切です。
この記事を参考に、効果的な研修案内文を作成し、より多くの従業員が研修に関心を持ち、積極的に参加することを促しましょう。
