パソコン「購入」から「レンタル」で司法書士事務所の業務をシンプルに。
小賦合同事務所は、福岡市に拠点を構え、日本全国の顧客に対し登記、裁判手続き、相続などに関連するサービスを提供している司法書士法人です。期日厳守が求められる業務が多いなか、パソコンの不具合頻発が大きな悩みとなっていました。パソコンを自前で購入した場合、故障などのトラブル対応は購入者が行うこととなります。当時の小賦合同事務所ではメーカーからのサポートも十分に受けられず、時間的余裕がない中で対応に追われており、多忙かつストレスフルな状態が続いていました。
そのような中、パソコンをレンタルで調達するという新たな選択肢を取ったことにより、納品から日常的なサポート、不具合時の交換業務などをレンタルマーケットにすべて委託することができました。
これによりパソコンの調達、運用に伴う悩みが解消され、本来の業務により多くの時間を使えるようになったとのことです。
ご担当者に当時の状況やレンタルマーケットに対する所感を伺いました。
パソコン購入後、不具合対応が大きな負荷に
―まず、レンタルマーケットのパソコンレンタルサービスを利用された経緯について教えてください。
従来は中古パソコンを購入していましたが、トラブル時の対応が難しく、また台数も増えてきました。そこで、ある会社からご紹介いただきレンタルマーケットのサービスを使い始めました。
レンタルサービスを選んだ理由としては、初期コストが抑えられることと、アフターフォローが充実していることが大きな要因でした。IT専門の部署がなく、担当者もいないためトラブル発生時にすぐ連絡でき、対応いただけるかが重要だったのです。
2022年頃から利用を開始して、そこから起算すると1年半ほどが経過しました。現在は15台ほどのパソコンをレンタルしています。
―レンタルサービスをお使いになる以前は、パソコンの調達はどのようにされていましたか。
店頭ないしはオンラインで中古の端末を購入して使用していました。中には十年以上前の機種もあったように記憶しています。古いパソコンが多かったせいか、スクリーンが真っ黒になってフリーズしたり、ソフトウェアが動作しなくなったりするなど不具合が頻繁に発生し、その対応に追われることもありました。
先述のとおり社内にはパソコンやOA機器に詳しい者がおりませんので、調達自体もわからないことが多く、中古だからなのかメーカーのサポートも行き届かずで、課題を感じていました。
―購入したパソコンを継続利用するなかで、故障などのトラブル対応にかなりの時間と労力を割かれていたようですね。
新品を購入する場合はメーカー保証が付属しているものの、中古品の場合はそれがありません。不具合があるとサポート担当の会社に電話で確認するのですが、なかなか繋がらず、その間パソコンは使えません。
サポート窓口につながったとしても、緊急で対応してほしいのに予約が1週間後になってしまったり、人員不足を理由に対応してもらえなかったりといった経験がありました。業務に支障が出ているにも関わらず、適切な対応をしてもらえないのは非常に困りました。
パソコン故障が業務に与える影響と課題
司法書士事務所の業務特性なのですが、期日が厳密に決められているものが多いのです。たとえば不動産登記のときは、お客様と銀行とのあいだで書類の確認を行い、手続きが完了したら法務局に書類を提出する必要があります。このときもし書類の提出が遅れてしまうと、お客様に不利益が生じてしまうことになります。したがって期日は絶対に守らなければなりません。
法務局のシステム不具合により申請ができなかったときなどは、急遽現地の法務局に足を運んで書類を提出したこともありました。期日に遅れることは許されず、万が一遅れた場合は、事務所としての責任を問われかねないという厳しい状況の中で仕事をしています。
ー他の人のパソコンを一時的に借用してしのぐことは難しかったのでしょうか？
情報セキュリティの観点から、自分のパソコンで作業をすることが原則となっています。たまたま空いている端末があれば利用できるかもしれませんが、その端末の所有者が外出から戻ってきたり、休暇明けで端末が必要になったりすると、また使えなくなります。
データの保存は個別のパソコンではなく、社内に設置しているサーバーで一元管理しています。個々のパソコンが故障したとしてもデータの安全性には影響なく、理論的には他の人のパソコンでも仕事を続けることはできます。とはいえ、一時しのぎにしかならないというのが正直なところです。
法務、法律に関わる仕事ですしお客様もお待ちでいらっしゃいますので、パソコンの調子が悪いので少々遅れます、という理由は通用いたしません。そのような中で、パソコンの機器不調により仕事の進捗に影響が出るのは現場にとって相当なストレスでした。
ーパソコンの調達や運用にかなりの課題を感じておられたのですね。レンタルサービスを活用することで、それらの課題はどのように解決しましたか？
レンタルマーケットは、なにかあったときの対応がとても速いです。電話で一本連絡を入れれば飛んできて迅速に対応していただけるため、安心して利用できます。
以前お願いしていたサポート会社は、内容やタイミングによっては一週間待たされるとか、そもそも電話がつながらないとかいったことも多かったです。レンタルマーケットはスピード感をもって対応いただけるため助かっています。前述のとおり、期日に遅れることが大きな問題となりかねない仕事ですので…。
また、サポートがすみずみまで行き届いているのもレンタルマーケットのありがたい点です。
たとえばパソコンの納品時には、レンタルマーケットの担当者が来てくれて、梱包を開け、設置作業まで行ってくれます。私たちのほうでは開梱作業を一切する必要がなく、レンタルマーケットの担当者が配線の接続やソフトウェアのインストールまで行ってくれるのです。宅配便で段ボールが届く、といったかたちではなく、レンタルマーケットのスタッフが搬入や使用準備まで対応してくれるので、今すぐパソコンを使用できる状態で引き渡しを受けられます。
またプリンターのスキャン設定などもお願いしてしまっています。私たちの要望に応じて、細かな設定作業なども含めて非常に柔軟な対応をしてくれるのはサービスの魅力と感じています。
レンタルマーケットがもたらした安心感と利便性
ー中古パソコンを購入されていた際に課題だった、故障などの機器トラブルについてはどのように改善しましたか？
購入していたころは故障が多く発生し、大変困っておりました。しかしレンタルマーケットからパソコンを借りるようになってもう1年半が経ちますが、不具合が発生したのは1回のみだったと記憶しています。不具合端末はただちに別なものと交換いただき、対応もとてもスムーズでした。
ーレンタルマーケットのサービスを選んでいただいた決め手は何でしょうか？
対応してもらったレンタルマーケットの担当者の対応が100%でした。どんな方に対応いただけるか、スピード感を持って対応いただけるかが私たちにとっては重要なのです。パソコンのスペックや機種よりも、サポート体制を重視していました。
端末が期日通りに届くことや、クオリティが満たされていることは重要ですし当然です。そのうえで、なにか困ったこと、トラブルが発生したとき、相談したいことがあるときなどに、すぐに気持ちよく対応してもらえることが最も重要です。
とにかくサポート対応が良いので、万が一サポートの質が低下した場合、別なサービスを検討するかもしれません（笑）。これまでのところは快適なサービス品質を維持いただいているので、引き続きSSマーケット様のサービスを利用していこうと考えています。
今後の展望：業容拡大とレンタルサービスの継続利用
ー今後のサービス活用について、なにか展望があれば教えてください。
現在の従業員数は35名ほどですが、ここ2〜3年で急速に規模を拡大してきました。今後も、支店の増設やそれにともなう人員増加の計画があります。レンタルマーケットの手厚いサービスのおかげで、パソコンやモニターなどOA機器の調達、運用を担当者ひとりで遂行できておりますので、業容拡大にともなってこれからもレンタルマーケットの利用を継続していくつもりです。
