IT資産管理の負担を軽減！多忙な管理部門だからこそわかる、レンタルサービスの意外な長所とは？
多くの企業において、管理部門は非常に幅広い業務を担当しています。情報システム部門が設置されておらず、情報システムの運用やOA機器の管理などを本業のかたわら対応する管理部門の担当者も珍しくありません。
今回ご紹介するナウビレッジ株式会社では、OA機器をレンタルすることでコストの改善をはかると同時に、機器管理業務の一部を外注化して業務効率化に成功しました。
煩雑になりがちなITインフラの管理業務を少人数でこなすに当たり、レンタルサービスをどのように活用したのか。
ご担当者にお話を伺いました。
従業員用OA機器をレンタル利用する理由
―まずは、どのようにレンタルマーケットのサービスをご利用されているかお聞かせください。
パソコンおよびスマートフォン、モバイルWiFiをレンタルしており、お借りした端末は当社の社員が普段の仕事に用いています。新規の入社予定者がいれば当然その方の分、新規の端末が必要になりますので、都度必要台数分のレンタルをレンタルマーケットにお願いしている状態です。
追加でパソコンやスマートフォンなどが必要になる度に新品の端末を購入するのは、コスト面で大きな負担になってしまいます。レンタルサービスを利用することで、新規に端末を調達するコストを抑えつつ、必要な端末を柔軟に調達できるのが大きなメリットだと考えています。
―パソコンなどの端末類をレンタルに切り替えることで、どのような財務的メリットが生まれているとお考えですか？
人員計画と実際の採用のタイミングがずれることは珍しくありません。優秀な人材が複数見つかれば、採用人数が予定数を上回ることもあるでしょう。逆に採用が遅れることもあります。
つねに端末を購入していると、急な増員があった場合に端末の調達が追いつかないかもしれません。逆に採用が遅れた場合には調達コストが無駄になる可能性があります。レンタルサービスであれば、必要な時に必要な分だけ調達できるので、採用計画の変更にも柔軟に対応できます。また、毎月一定の費用で予算認識できますので、仮に予定外の採用があっても月額費用が少し増えるだけで、予実管理への影響は最小限に抑えられます。財務計画と実績の乖離を防ぐ意味でも、レンタルは有効な手段です。
到着したその瞬間から利用開始できる効率的な運用
ーパソコン、スマホのレンタルが便利だと思う点について教えてください。
レンタルマーケットから送られてくる端末類には、必要なアプリケーションが予めインストールされています。したがって導入時の手間が省けるのが現場としてはありがたい点です。オフィスソフトのライセンス契約なども不要で、すぐに利用できる状態で提供されるのは大きなメリットですね。
我々レンタルしたユーザが端末ごとに個別に初期設定する必要がなく、サービス提供者のレンタルマーケットがほとんどの設定作業を行ってくれます。これにより、セットアップにかかる作業時間を大幅に短縮できます。
また、ハードウェアの不具合などが発生した場合、レンタルマーケットが対応してくれるため、自社でヘルプデスク業務を行う必要がありません。IT担当者の負担を減らし、本来の業務に集中できます。
他にも、端末の在庫管理や故障時の修理・交換など、運用管理にかかる手間とコストを省略できます。レンタルマーケットがこれらを請け負ってくれるためです。通常かなり手のかかる業務ですが、ここに社内リソースを割く必要がなくなるのはなかなかの便益だと感じています。
また業務内容の変化に合わせて、端末のスペックを柔軟に変更できます。高スペックマシンが必要になった場合も、レンタルなら簡単に切り替えられます。買い切りだと、その都度新たに購入しなければなりません。
これらの点から、端末のレンタルサービスは、コスト面だけでなく、業務効率化の側面でも大きなメリットがあると感じています。
特に、人員規模の小さい会社では、ITに割けるリソースが限られています。レンタルサービスを活用することで、少ない人数でも効率的に ITインフラを運用できるようになるのではないかと思います。
ーレンタルマーケットの営業やスタッフの対応についてはどのような印象をお持ちでしょうか？
非常に助かっています。不具合があった際には、ご連絡をさせていただくと、2〜3日後には新しい製品を送っていただけます。もし自社で購入していたら、不具合が発生した際に代替品を探すだけでも、かなりの工数がかかると思います。しかし、レンタルマーケットを利用していれば、同じ製品を再度送っていただくだけで済みます。考える手間も省けますし、新しい製品が届くまでの手間もありません。
もし自社でパソコンを購入していた場合、不具合箇所の特定やメーカーとのやり取りが発生すると思います。しかしレンタルマーケットのおかげで、そのような対応もせずに済んでいます。
また通常、製品を購入する際は、なるべく買い換えたくないという考えがあります。買い換えはコストとなってしまいますから。そのため、不具合が発生した場合は、なるべく使い続けられるように原因を解明しなければなりません。
しかし、レンタルマーケットを利用することで、不具合発生時は気軽に交換をお願いできます。この点も非常に助かっています。
また、2月からWebデザイナーが入社することになったのですが、私自身はデザインの実務経験がないため、どのような機器が適しているのかわかりませんでした。そこで、レンタルマーケットの営業さんにご相談させていただいたところ、ご確認いただき適切な機器をご提案いただきました。一連のやり取りはFacebookのメッセンジャーで行ったので、コミュニケーションが気軽にできたという意味でも、とても便利に感じました。
ー現在はPCの調達、運用業務をどのような体制で運営されているのですか？
現在、PCの調達や不具合対応は私一人で行っています。近々1名増員予定ですが、これまでは経理や総務などのバックオフィス系業務と兼任で対応している状況でした。
PCの調達や不具合対応は、日常的に発生する可能性があります。レンタルマーケットを利用することで、電話1本や宅配便1つで済ませられ、業務の省力化につながるポイントだと感じています。
管掌範囲が多岐にわたるので、できるだけ考えることを減らしたいとつねづね思っています。特に、自分の専門外の分野については、その傾向が強いです。レンタルマーケットのおかげで、本来やるべき仕事に多くの時間を割くことができていると感じています。
レンタルマーケットを10点満点で評価すると？
ーレンタルマーケットのサービスについて、満足度の高い点としてはどのような点がありますか？
1点は、柔軟な対応です。
前述のデザイナー入社にともなう機器選定の際も、いろいろな確認や質問などに対して柔軟に確認・対応いただきました。通常のパソコンやOA機器の購入では、このような柔軟な対応は期待できないかと思います。「こういう感じの仕事をするために、どんなスペックなり端末なりがおすすめですか？」というような聞き方であっても、思っていたようなものをすぐにご提示いただけます。
2点目は、不具合時の交換対応です。
なにか不具合や不都合があったときに迅速に交換していただけるという点が大変助かっています。自社で購入した場合、交換の意思決定にはそれなりの時間と手間がかかりますが、レンタルマーケットだとスムーズに交換してもらえるため、業務の継続性が保たれます。
私自身、当初はレッツノートを使用していましたが、業務上の必要性から、コンパクトである必要はないので、より画面サイズも大きいものが必要だと感じ、別な機種との交換を依頼したところ、すぐに交換いただけました。
ーご評価いただきありがとうございます。レンタルマーケットのサービスを10点満点で評価すると、何点くらいいただけそうでしょうか？
10点満点で、8点です（笑）。現状、貴社のサービスを利用する上で特に不満はありません。ただし、あえて改善点を挙げるとすれば、在庫の有無がわかりやすくなると良いと思います。
たとえば「iPhone15が良い」といった要望が顧客の側にあったとき、Web上でいまそれがレンタルできるのかわかったりすると、便利に思うでしょう。
それと、ささいな点ではありますが、請求書の項目がもう少しわかりやすかったら良いなと思います（笑）。
「初期費用低減」「業務効率化」で悩みを解決
ーレンタルマーケットのOA機器レンタルサービスをお使いになられて、どのような会社に最もフィットするサービスだと感じましたか？
ベンチャー企業では、初期費用の負担が大きな課題となることが少なくありません。その点、レンタルサービスを利用することで、初期投資のふくらみを避けつつ、必要な機器を揃えられるのは大きなメリットです。
じつは私、パソコンをレンタルできるサービスがあるのだとナウビレッジに入社してから知りました。存在自体知らない人も多いのではないでしょうか？基本的にはまず購入、大きい会社さんだとリースも考える、というのが世の中的にはふつうだと思いますが、会社の規模や状況によってはレンタルのほうがより良い選択肢になると思います。とくに携帯電話、スマートフォンなどは普通に購入するよりもメリットが出やすいのではないでしょうか。
ともあれ、小規模な企業やベンチャー企業、特にインターンやアルバイトなど人員の流動性が高い会社にとって、レンタルマーケットのサービスは非常に有効な選択肢になり得ると思います。
