大量在庫で大手企業の研修用パソコン、WiFi準備！調達・返却の労務コスト削減にも貢献
TOPPANホールディングスといえば、日本を代表する総合印刷会社です。就職先の人気ランキングでも上位に入ることの多い同社には、毎年多くの新入社員が入社し、また社員向けの教育・研修も盛んです。
数百名にのぼる新入社員の研修に必要な準備は多岐にわたり、その中にはパソコンやWiFiなどの通信機器の調達も含まれます。大量台数を確保できるキャパシティ、利便性、迅速性の観点からレンタルマーケットが選ばれ、TOPPANグループの研修を下支えしてきました。
OA機器調達におけるレンタルサービスの具体的な活用方法、ご評価いただいたポイントなどについてお聞きしました。
数百人規模の研修準備にレンタル端末を使い続ける理由
―弊社のサービスをお使いいただいて、足かけ4年くらいの時期になるかと思います。ここ最近では、4月の新入社員研修にパソコンをレンタルされ、秋の新任監督者研修ではWiFiをレンタルされました。
継続的に活用いただいている理由をご教示ください。
理由は3点あり、レンタルマーケットはこれらの要件をいずれも満たしていたため、継続的に利用しました。
1点目は、台数です。新入社員研修は400名超、監督者研修は500名を超える受講者がおります。これだけの人数に対し、すみやかに必要台数を調達できるかどうかが鍵でした。
2点目は、スペックです。研修のカリキュラムに動画視聴が含まれますので、研修時に使用するWiFiは容量無制限が望ましいです。熱心に動画を長時間視聴した結果、WiFiの容量制限にひっかかるようでは研修に支障をきたしますので、重要なポイントです。
3点目は、柔軟な対応とスピードです。レンタルマーケットの担当者は、融通をきかせながらこちらの要望に応えてくれました。 具体的な内容は後程お話します。
スピードについても、発注からキッティング、返却状況の確認・追跡や最後の一台を返却するところまで非常にスムーズにご対応いただけました。 最初の選定においては台数やスペックを中心にレンタルマーケットのサービスを起用しましたが、初回の利用以降に継続して活用しつづけたのは3点目の要素が大きいと考えています。
利用してみないとわからない、使い勝手のよさ
ー3点目の「柔軟な対応とスピード」について、より具体的にお伺いしたいと思います。一般的なレンタルサービスと比べて、レンタルマーケットはどのような点がユニークだったと思いますか？
具体例もふくめてお話できればと思います。
研修を主催していると、開始直前に予期しない突発的なトラブルに見舞われることがあります。
たとえば4月の新入社員研修において、直前になって通信トラブルが判明したことがありました。予期しない事態ですので、とりあえずレンタルマーケットの担当者に連絡を入れます。すると非常に柔軟かつ迅速に対応していただけ、トラブル解決に向けて動いていただけるのです。
ほかにも、実際に研修が始まってから急遽追加でテストしてみたい部分が出てきたり、受講者からの要望があったりしたとき、私としてはすぐ頭に浮かぶのがレンタルマーケットの担当者です。その場で電話を入れて、必要な機器や費用、期間などを伺いました。すると担当者が即座に在庫状況などを確認していただき、無事調達できたこともありました。
また、返却時の対応も申し上げておきたいです。レンタルしている端末数が数百台にのぼり、受講者も全国に散らばっています。そうなると、さまざまな事情から返却が遅れそうな端末も出てきます。そんな事情もこころよく汲みとっていただけて、柔軟に受け入れていただけました。実際のところ、返却が済んでいる端末の台数を確認するだけでもひと苦労でしたが、返却状況のリストアップなどもレンタルマーケットで速やかにご対応いただけました。
総論、コミュニケーションコストの部分で非常に助かりました。
以前他社でレンタルした際は、一律申し込みフォームから問い合わせる形式になっており、確認や問い合わせ、要望を出そうにも大変な手間や時間が取られた経験があります。レンタルマーケットはその様な意味で柔軟性が高かったと思います。
ーお褒めに預かり大変光栄です。管理の実務負担をお客さまが持たなくてもいいところがメリットになっているというように感じました。
そうですね。レンタルしている端末数が数百台にのぼり、配送先も全国に散らばっていますので、研修を終えてから受講者から端末を回収するときの状況把握はきわめて大きな負荷になっていました。
どの端末をいつまでに返却すべきか、どの端末は返却が完了していて、どの端末はいつまでに返却か…。他業務をこなしながら管理する負荷は相当なものですよ。
レンタルマーケット側でそれらを把握、管理いただけた点は大変助かりました。TOPPAN社内で他社のレンタルサービスを同時並行で活用する場合もあるのですが、レンタルマーケットについてはこういった柔軟性やスピード感が明確にちがうな、と思います。
なぜ「レンタル」を選択したのか？
ー「誰がやってもいい仕事」をレンタルマーケットが柔軟に対応し、お客さまは浮いた時間で本来やるべき仕事に集中できる、という結果になったのですね。
話が少し変わりますが、購入やリースではなくレンタルでパソコン・WiFiを調達されたのは特別な理由があったのでしょうか？
400名を超える新入社員に対し、最初から社用パソコンを渡すことができれば良いのですが、なにぶん台数が多いことや手配するものも多く、準備が難しかったのがひとつです。
加えて、新入社員に対し情報セキュリティに関する教育も必要です。したがって、当時は、初期段階ではレンタルのパソコンを用いて研修を進め、配属先が決まった段階で初めて社用パソコンを貸与し、社内ネットワークに入ってもらう流れになっていました。なお、配属先は本社部門およびグループ会社も含みます。
レンタルのパソコンは、入社式の開催前である3月の下旬頃に受講者の手元へ届きます。社外秘の情報は入っておらず、社用ネットワークにもログインできない状態です。この準備に当たっては、レンタルマーケットに物品管理、バーコード貼付など細かい作業を多数代行いただきました。
社外の学習プラットフォームサービスを活用し、Zoomのオンライン会議なども併用して研修を進めていきます。新入社員研修は社内ネットワークに入らなくてもできるカリキュラムばかりで構成しています。
ー購入やリースといった形式であればセキュリティソフトやVPN設定などの事前作業も必要になりますが、レンタルですと事前作業は不要になり、コスト面でもお使いいただきやすいのですね。
数あるサービスの中からレンタルマーケットをお選びいただいた理由は何でしょうか？
我々が要求したスペックをレンタルマーケットが完全に叶えていただいたのが主な理由です。
当時、容量無制限のWiFiを探していました。動画コンテンツの視聴が非常に多く、また利用していた学習プラットフォームの性質上、視聴時のトラフィックボリュームがかなり大きくなってしまうとわかっていたので、たとえば100GBが上限ですと実用には耐えない状況でした。また、回線速度の点でもそれなりのスピードが保証されている必要がありました。
次のハードルは台数です。400台、500台といった規模感で提供いただけるかどうかが、研修の実地活用においては肝です。加えて、研修では「確実さ」が大変重要です。というのは、400人、500人と集まる研修で10分でも開始が遅延すると、その後のすべてのスケジュールに影響が出てしまいます。研修主催者としては大きなリスクなんですよ。
レンタルマーケットを10点満点で評価すると？
レンタルマーケットは、容量無制限WiFi、ボリュームある台数の提供、信頼性いずれも提案段階でクリアいただき、実際に何ら問題はありませんでした。
ーご評価いただきありがとうございます。レンタルマーケットの対応について、特に評価の高い点があれば教えてください。
担当営業との直通電話一本ですべてが進められる点は非常にありがたいです。
ひとくちにパソコン、WiFiのレンタルといっても、フタを開けてみると調整しなければならない点、確認の必要な点が無数に出てきます。それらに直面した際、とりあえず担当営業に電話を掛ければ何とかなるという点がとてもやりやすいと言えます。
レンタルマーケット以外のレンタルサービスも使ってみたことはあるのですが、そのサービスでは確認や依頼時に毎回問い合わせフォームを書く必要がありました。確かに特定のフォームにやり取りを集約した方が、サービス運営側としては合理的なのだと思います。しかし使用者から見ると、フォームにどう書けばいいのかわからないような個別の調整や依頼事項なども多いのです。
例えば「何らかの端末がいついつまでに100台必要だ」というケースがあったとします。こちらとしては、果たして在庫が存在するのか、納期に間に合うのかを一刻も早く知りたい状態です。こうした時、フォームの記入欄を一つひとつ埋めて送信し回答を待つのと、電話一本掛ければ「大丈夫です！」という応答が返ってくるのとどちらがいいか、という感じでしょうか。
往々にして我々使用者側には、「困難だと思うが、できたらこういう事もやりたい」という追加要件があったりします。そういった点も相談を持ちかけてみると「すぐには難しいがいつまでなら対応できる」あるいは「こういう条件なら対応できる」といった返答がすぐに返ってきて、調整が成り立つのもありがたいと思います。
他にも、例えば返却は何回かに分けたい、期日はいついつにしたいといった細かい調整事は実際にレンタルサービスを使ってみるとたくさん出ます。そういった細部について迅速かつ快く検討いただき、その多くが実現できている点には大きな価値を感じます。
ー最後にお伺いしたいのですが、レンタルマーケットのサービスを10点満点でご評価いただくとしたら何点になりますでしょうか？また、こういった業種・規模の会社には特にお勧めしたいという点があれば教えてください。
私個人としては満点の10点を差し上げたいと思います（笑）。
レンタルマーケットのサービスは、我々と同じような規模の会社様で教育担当、教育支援に携わる部門であればお勧めできるかと思います。また様々な用途で多くのデバイスを扱う部署であれば、どのような会社様であっても有効利用いただける可能性はあるのかなと考えております。
