長期レンタルの予算感と保守対応のフォロー体制が決め手。トータルサポートで情報システム部門の負担も軽減
『すべては品質から。』をスローガンに、創業以来一貫してスーツを中心としたビジネス衣料に関わる事業を展開している株式会社コナカ。「コナカ・フタタ」「SUIT SELECT」「DIFFERENCE」などのブランドから、時代のニーズを捉えた商品を展開しています。
また、店舗にリサイクルボックスを設置し、持続可能な社会の実現を支える「エコナカ フタタビプロジェクト」を開始するなど、事業活動を通じた環境課題の解決にも取り組んでいます。
今回は主に本社のバックオフィス社員向けに、約130台のデスクトップパソコンやディスプレイの入れ替え、20台のノートパソコンなどをレンタルマーケットにて追加調達した事例を紹介します。導入にあたってはキッティング作業から、オフィスへの設置作業、運用後の保守までトータルにサポートしたことが、満足度の高さにつながっているとご担当者は話します。
購入とレンタルの違いや、当時の状況、レンタルマーケットに対する所感などを伺いました。
パソコン約130台とディスプレイの入れ替えに、レンタルを選択した理由
―― まずは、レンタルマーケットのサービスを利用いただいた経緯について教えてください。
今回は本社で使っているパソコンやディスプレイをレンタルにて入れ替えました。きっかけは、使っていたWindowsパソコンの保守サポートの期限が迫っていたことや、コロナ禍の影響で機種更新のタイミングを逃していた為です。
以前使用していたデスクトップパソコンは、だいぶ起動が遅くなり、パソコンの起動から作業開始までに数分かかってしまうといった課題がありました。これだと業務に影響するレベルだったので、私の前任の担当者がいくつかの業者を選び、見積もりをとり、最終的に選んだのがレンタルマーケットでした。
―― ありがとうございます。最終的にレンタルマーケットを選択した理由も教えてください。
レンタルマーケットの費用がかなり安価であったことと、サポート体制が整っていたことが主な理由です。そもそもレンタルを選択したのは、メンテナンスや保守の簡略化という目的がありました。私は本社のネットワークインフラやシステム周りなど情報システム全般を担当していますが、少人数の部署なのでIT機器の運用負荷が大きく、課題感を抱えていました。たとえば先ほどお伝えしたように、以前は古い機種を使用していたので、故障やトラブルが起きた時のヘルプデスク対応も多く発生しており、少ない人的リソースで円滑に対応し続けることが困難な状態でした。
その点、レンタルマーケットは担当者とコミュニケーションを行う中で、フォロー体制がしっかりしていて、いろいろと融通が効きそうだなという印象を受けたことが大きかったですね。機器を借りるのではなく購入してしまうと、故障や破損の際に費用がかさんだり、修理を依頼しても機種によっては断られてしまうこともあります。しかしレンタルマーケットならトータルにサポートしてもらえて、何かあった際は迅速に対応していただけると感じたのです。また、Windows 11への将来的な移行を考慮し、繋ぎの選択肢としてもレンタルが最適でした。
―― フォロー体制も重視した結果、レンタルマーケットを選択されたのですね。今回、パソコンだけではなくモニターの入れ替えも行い、デュアルディスプレイ環境を構築しています。その背景も教えてください。
ディスプレイが2つあった方が作業効率が上がると社員から要望があったことです。本社には総務や人事、経理などバックオフィス部門の社員が働いています。そうした職種では、数字の分析や管理、ホームページの更新作業などを行う際に、作業用と確認用というように画面を分けることができると便利ですよね。画面サイズも大きくしました。以前は17インチで画面比率は4：3（スクエア）の古いタイプが主流でしたが、22〜24インチにサイズアップしたので、かなり作業スペースが広がりました。
パソコンの初期設定から設置までスムーズな移行を実現
―― 今回、130台ほどのパソコンを入れ替えています。導入の計画から、設置作業までの流れを教えてください。
レンタルパソコンの導入にあたってはキッティング作業も依頼し、私たちの要望に沿った初期設定を行っていただきました。導入台数も多かったので最初にマスターとなる端末を1台だけ環境構築し、それを元にクローンを作成。ドメインネットワークへの参加やアカウント設定、必要なソフトウェアのインストールなど、業務開始に必要な設定作業のうち8割ほどを事前に実施し、細かい部分、例えばプリンターの設定やファイルサーバーとの接続などは、現場で調整するようにしたのです。仕様が固まったら、事前にデモ機を送っていただいたりと丁寧なやり取りがあったので安心してお任せできました。
―― 当日の設置作業はいかがでしたか？
設置作業は、レンタルマーケットの技術スタッフが4名ほど、さらに交換作業用のスタッフが6名という体制で進めてくれました。まず会議室を作業拠点にして、そこに準備したパソコンを集めて設定を実施。その後、各部署に分散して設置を進めました。実際に設置する際には、例えば電源の位置や配線の状況を確認しながら調整を行い、問題なく使えるようにしました。
―― 移行はトラブルなどなく完了したと聞いています。
はい、作業全体はほぼ3日間で完了しました。部署ごとにスケジュールを組み、順次既存のパソコンをレンタルのパソコンに入れ替えたので、業務への影響も最小限に抑えられました。さらに、繁忙期の部署については別の日に個別対応しました。限られた日程で大量の設置を終える必要があったので、この計画的な進め方が功を奏したと思います。 特に大きな問題もなく、スムーズに移行が進みとても助かりました。
利用者、管理部門それぞれから見た導入効果
―― 実際に導入してみて、社員の方からの反応はいかがですか？
とても多くの感謝の声が届いています。パソコンの起動時間がかなり短縮できたことや、モニターの大型化で業務効率が向上したこと、それらの変化により作業のストレスが軽減されたことが大きいですね。以前は、勤怠入力すらもそれなりの時間がかかるほどでしたので。他にも、Excelの表計算といった基本的な作業のスピードが上がったり、大きい画面で見やすくなったりと好評でした。
―― 情報システム部としては、どのような効果があったと感じていますか？
管理サイドとしても、大きな変化を感じています。以前はパソコンのトラブルが起きると、それだけで業務が止まることもありました。しかし今はレンタルマーケットの担当者に管理番号を連絡すればすぐに代替機を送ってくれるので、業務に影響が出ることはありません。パソコンも機械なので故障することは当然ありますが、レンタルマーケットのサポートはとにかくスピードが速く、安心につながります。
レンタルという手段が便利なのは、利用端末の数を容易に増やしたり減らしたりできる点です。ひとたび買ってしまうと、一台あたりのイニシャルコストがレンタルとは段違いなこともあり、こうはいきません。また、実台数の把握が楽なのもレンタルの良さです。請求書を見ればすぐにわかります。以前は自分たちが購入した数百台のパソコンの全台数を正確には把握できていませんでした。そうなると、Office製品などのライセンス数も正確にいくつ必要なのか、払い過ぎていないかといったコスト計算ができなくなります。これが解決できたのも大きいです。
パソコンは購入するよりもレンタルのほうが正直、管理する立場としては楽ですね。もちろん費用は毎月発生しますが、それを加味したとしても十分満足しています。効率化や作業環境の改善で会社全体から見たコストパフォーマンスは向上しており、経営管理上の定量効果も感じています。
今後の展望：組織の働き方をより良くしていくために
―― レンタルマーケットのサービスを10点満点で評価すると、何点くらいでしょうか？
「10点満点」を付けたいですね。点数を聞かれるとそう答えたくなるくらい高評価で（笑）、不満はまったくありません。特に、Microsoftなどのライセンスの設定も含めたトータルサポートで私たちの負担が軽減できたことや、担当者の問い合わせ対応の迅速さ、相談しやすい関係性を構築できている点なども良かったですね。
―― ありがとうございます。具体的な評価ポイントもお聞きできて良かったです。今後は、どのようにレンタルマーケットのサービスを活用していきたいですか？
現在、全国にある400以上の店舗と本社とのネットワーク環境を見直しているところです。機器をレンタルして新しくしても、それを支えるインフラ部分が変わらないと生産性は十分に高まらないため、そういったところも整えていきたいですね。
また、各店舗にもパソコンなどのハードウェアはあるので、古い機種を入れ替えたり、ノートパソコン主体のフレキシブルな作業環境を構築することも視野に入れています。レンタルマーケットからは最初にレンタルしたパソコンやディスプレイに加えてChromebookを20台レンタルしており、今後は在宅勤務や出張時における利便性とセキュリティを両立したシステムを導入し、働き方をより良くしていきたいと考えています。そのためのパートナーとして、レンタルマーケットは心強い存在です。
